Das Dashboard ist die ruhige Kommandozentrale für dein Immobilienportfolio. Hier erfährst du auf einen Blick, wie es läuft und was deine Aufmerksamkeit erfordert.

• Persönlicher Hero-Bereich: Begrüßung und sofortige Statuseinschätzung (Alles im grünen Bereich bzw. anstehende Handlungsbedarfe).
• Mieteingang & Kennzahlen: Große Mieteingangs-Statuskarte mit Soll/Ist-Fortschrittsbalken sowie Schnellübersichten zu Einheiten, Mietern und dem Cashflow des laufenden Monats (Mieteinnahmen abzüglich Ausgaben).
• Das steht an (Temporale Aufgaben & Fristen): Proaktive, zeitlich präzise gesteuerte Erinnerungen, unterteilt in vier Kategorien: Operative Aktionen (sofortiger Handlungsbedarf wie Leerstand/Mietrückstand), Gesetzliche & vertragliche Fristen (mit 90 Tagen Vorlauf, z. B. § 556 BGB BK-Abrechnung oder Vertragsende), Wiederkehrende Termine (z. B. Stichtags-Zählerablesung mit 21 Tagen Vorlauf, portfolioweit aggregiert) und Hinweise & Optimierungspotenziale (rechnerische Prüfungen ohne harte Frist). Termine außerhalb des aktiven Vorlaufzeitfensters bleiben im Ruhezustand und belasten das Dashboard nicht vorzeitig.
• Lebenszyklus von Aufgaben: Aufgaben können direkt mit Quittieren als erledigt markiert oder per Später erinnern (Schlummerfunktion) um 7, 14 oder 30 Tage pausiert werden. Reine Hinweise lassen sich dauerhaft Ausblenden.
• Deine Immobilien: Fotoreiche Objektkarten mit Vermietungsstatus, Einheiten und Schnellzugriff.
• Datenstand & Aktualität: Alle berechneten Finanzkennzahlen, Auslastungsquoten und Mahnstatus tragen einen sichtbaren Datenstand (z. B. Stand: 29.08.2026, 10:42 · vollständig synchronisiert). Beim Umschalten von Zeiträumen oder Objekten wird der Ladezustand transparent durch ein Dimm-Overlay signalisiert; bei historischen Zeiträumen wird das Periodenende ausgewiesen.

Im Modul Objekte & Einheiten verwaltest du dein Immobilien-Portfolio strukturiert nach Immobilien und einzelnen Einheiten (Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Stellplätze).

• Portfolio-Übersicht: Die Portfolio-Ansicht bietet dir eine visuelle Übersicht über alle Immobilien mit Statuskarten, Vermietungsquoten und monatlicher Miete.
• Zählerstände & Verbrauch: Erfasse und verfolge Zählerstände für Strom, Heizung (beide in kWh), Kalt- und Warmwasser (in m³) sowie Pellet-/Brennstoff-Lagerstände. Automatische Plausibilitätsprüfungen und Trendanalysen warnen vor unplausiblen Verbrauchssprüngen oder sinkenden Zählerständen.
• Eindeutige Mietkennzahlen: Mietbeträge sind präzise typisiert: Ist-Kaltmiete (aktiv) / Mo. summiert die tatsächlichen Kaltmieten aller vermieteten Einheiten (kanonisch berechnet aus Kaltmiete in €/m² × Wohnfläche), Ist-Warmmiete (aktiv) zeigt die laufenden Gesamt-Warmmieteinnahmen und Soll-Kaltmiete (inkl. Leerstand) ergänzt rechnerisch das Mietpotenzial freier Einheiten.
• Dokumenten- & Bulk-Upload: Lade Dokumente einzeln oder im Stapel (bis zu 20 Dateien gleichzeitig) mit gemeinsamer Typisierung und Notiz direkt für Objekte oder Wohneinheiten hoch.
• Dokumenten-Upload mit KI-Erkennung: Beim Hochladen von Dokumenten (z. B. Mietverträge, Rechnungen, Übergabeprotokolle) analysiert die KI auf Wunsch Dateiname und Inhalt, schlägt den passenden Dokumenttyp vor und erkennt das Zielobjekt bzw. die Zielwohneinheit automatisch zur Übernahme vor.
• Geführte Vermietungsanzeige (Assistent): Für freie oder leerstehende Einheiten startest du direkt per Klick den 7-Schritte-Assistenten zur Erstellung perfekter Inserate inklusive automatischer Textgenerierung (4 Tonalitäten), Direkt-Upload von Fotos und Grundrissen (PDF/Bilder) in Schritt 5, Plausibilitäts-Check (Mietpreis/Kaution gem. § 551 BGB) und portalfertiger Veröffentlichungsmappe mit 1-Klick-Kopierfeldern und Bilder-ZIP-Download für Kleinanzeigen, ImmoScout24 und Immowelt.
• Props4All BewerberCheck & Mieterauswahl: Geführter 5-Stufen-Prozess zur sicheren Mieterauswahl entlang des DSK-Leitfadens (Bewerbungseingang, Unterlagen-Upload, SCHUFA-Verifizierung & Plausibilitätsprüfung, Bewerber-Vergleich und 1-Klick-Übernahme in den Mietvertragsentwurf) inklusive automatischer Mietbelastungsquote und heuristischer Widerspruchserkennung ohne Benachteiligung von Erstmietern.
• Property Hero & Schnellzugriff: Jede Immobilie besitzt einen markanten Hero-Bereich mit Fotogalerie (bzw. Upload-CTA), Google-Maps-Verlinkung, semantischem Status-Badge (z. B. Voll vermietet, Frei, In Vermietung, Leerstand) und Aktionsmenü für Dokumente, Einheiten und Reparaturen.
• Statuskarten-Grid (Auf einen Blick): Vier semantisch eingefärbte Kacheln informieren kompakt über Vermietungsquote mit Belegungsbalken, Monatsmiete mit Zahlungsstatus, offene Aufgaben mit Direktsprung und Gesamtzustand (inkl. Reparaturtickets und Leerstände).
• Proaktive Aufgaben & Chronik: Der Abschnitt „Als Nächstes wichtig“ hebt dringende Aufgaben und Fristen mit Dringlichkeits-Badges hervor, während der Tab „Aktivität“ den chronologischen Aktivitätsverlauf abbildet.
• Wohnungs-Übersicht & Stammdaten: Vorschaukarten aller Einheiten mit Mieter- und Mietstatus sowie eine strukturierte Stammdatenkarte („Über dieses Objekt“) mit Baujahr, Wohnfläche, Eigentümer und Heizkostenverteilung.
• Leerstand — wirtschaftliche Kennzahlen & Verlustprognose: Für leerstehende Einheiten berechnet EstateOS den kumulierten Kaltmietausfall seit Leerstandsbeginn, prognostiziert zusätzliche Verluste nach 30, 60 und 90 Tagen und stellt letzte Vertragsmiete, Zielmiete (€/m²), Vermarktungsstatus und Bewerberzahlen transparent dar – inklusive Schnellstart für Inserate.
• Schneller Objektwechsel: Über den Object Switcher im Kopfbereich wechselst du nahtlos zwischen deinen Immobilien, wobei der aktuell ausgewählte Tab erhalten bleibt.

Unter Mieter & Verträge verwaltest du deine Mieter in einer strukturierten, digitalen Mieterakte mit allen relevanten Mietvertrags-, Zahlungs- und Kontaktdaten.

• Kompaktes Mini-Profil: Jeder Mieter wird in einer übersichtlichen Karte mit Statusbadge, verlinkter Wohnung und Zahlungsstand angezeigt.
• Strukturierte Mieterakte: Aufgeklappt bietet die Akte direkten Zugriff auf Mietverhältnis-Karten, Monatsmiete mit Zahlungsstatus, Schnellaktionen (Vertrag bearbeiten, Kündigung erfassen, Mieterwechsel), 3-spaltige Kontaktdaten sowie die vollständige Mietverlauf-Chronik.
• Mietkautionsverwaltung (§ 551 BGB): Rechtssichere Erfassung von Kautionsform (Bar-Treuhand, Sparbuch, Bürgschaft), Zinsnachweis und automatisierter Kautionsabrechnung mit Verrechnung von Mietschulden, NK-Nachzahlungen und Schäden bei Auszug.
• Weitere Informationen & DSGVO: Schneller Zugriff auf hinterlegte Dokumente, Notfallkontakte und den rechtssicheren DSGVO-Auskunftsexport (Art. 15 DSGVO).
• Nahtlose Vernetzung: Wohnungen sind direkt mit der Objektansicht verknüpft, Zahlungen führen mit vorausgewähltem Mieterfilter direkt in das Finanz-Cockpit.

Das Modul Finanzen bietet ein intuitives Finanz-Cockpit mit drei Informationsebenen für dein gesamtes Immobilienportfolio:

• 1. Finanzieller Gesamtzustand (Hero-Bereich): Auf einen Blick siehst du den Jahresüberschuss, Gesamteinnahmen/-ausgaben, den Status offener Forderungen sowie die Mieteingänge des Monats (im aktuellen Jahr der laufende Monat, bei vergangenen Jahren der Jahresabschluss-Monat Dezember) mit vertragsbasiertem Soll-/Ist-Fortschritt je Einheit.
• 2. Verständliche Einordnung: Drei Monats-KPIs (Miete erhalten, Monatskosten, offene Mieten), ein Donut-Chart zur Verteilung der Kosten nach Art sowie der Immobilienvergleich mit Ertrags- und Zahlungsstatus pro Objekt.
• 3. Schnelle Aktionen & Status-Banner: Ein semantisches Calm-Status-Banner signalisiert sofortigen Handlungsbedarf oder Entwarnung; über Schnellaktionen lassen sich Einnahmen, Ausgaben oder Bank-Kontoauszüge direkt erfassen.
• 4. Detailebene (Tabs): Über die Reiter Buchungen (inkl. Zuordnungs-Warteschlange für Kontoauszüge mit Live-Abgleich gegen offene Posten sowie fokussiertem Absprung aus der Posten-Zeile mit kontexttreuem Rückweg), Offene Posten & Miet-Ampel (mit Kennzeichnung noch zu prüfender Zahlungen, gebündeltem empfohlenen nächsten Schritt je Zeile, fokussiertem Sprung in die Zahlungsprüfung mit Hervorhebung passender Treffer und direktem Rücksprung zum Ausgangsposten, Mahnfall-Statusanzeige und direkten Handlungsoptionen zur Zahlungsverbuchung, Mahnfall-Öffnung oder Mahnprozess-Einleitung bei überfälligen Posten), Mahnwesen & Verzugszinsen, Finanzierung & Darlehen (mit Tilgungsplänen und dem 6-/12-Monate-Zinsbindungs-Frühwarnsystem, das auslaufende Zinsbindungen direkt am jeweiligen Darlehenskonto hervorhebt) sowie Abrechnungen (konsolidierter Hub für Nebenkosten und WEG-Hausgeld mit schreibgeschütztem Audit-/Detailpfad inklusive Kostenpositionen, Umlageschlüsseln, Einheitenverteilung, Belegen und PDF-Download) stehen dir alle Detailtabellen, Zuordnungs-Warteschlangen und Tilgungspläne vollständig zur Verfügung.
• 5. „Wie berechnet?"-Transparenz an Finanzkennzahlen: Jede Kennzahl im Finanz-Cockpit (Jahresüberschuss, Einnahmen, Ausgaben, Soll- und Ist-Mieten, Monatsausgaben, offene Posten und Objektüberschüsse) ist mit Qualifikatoren (Soll/Ist, warm/kalt, Periode, Datenstand) und einem Hilfe-Icon ausgestattet. Ein Klick öffnet eine transparente Aufschlüsselung mit Rechenformel und allen einfließenden Positionen.
• 6. Durchgängiger Drill-down zur Herkunft: Von aggregierten Portfolio-Kennzahlen (Mieteingang, Rückstand, Cashflow, Kosten) kannst du per Drilldown Schritt für Schritt die Kette Portfolio → Objekt → Einheit → Vertrag → Buchung mit Live-Summenabgleich und Breadcrumb-Navigation aufschlüsseln.
• 7. Historische Monatsnavigation & Periodenvergleich: Über die Steuerleiste im Kopfbereich wählst du Jahr und Monat getrennt aus oder navigierst mit den Schritttasten (◀ / ▶) monatsweise. Das Finanz-Cockpit weist die Kennzahlen für jede beliebige historische Periode aus, kennzeichnet abgeschlossene Perioden und berechnet prozentuale Vergleichswerte gegenüber dem Vormonat und dem Vorjahresmonat.

Das Modul Mahnwesen automatisiert das Forderungsmanagement und berechnet gesetzliche Verzugszinsen tagesgenau nach § 288 BGB:

• 3-Stufiger Eskalationsablauf: Zahlungserinnerung (freundlicher Hinweis ohne Zinsen), 1. Mahnung (mit Zinsaufstellung und 14-Tage-Frist) und 2. Mahnung (inkl. Kündigungsandrohung gem. § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB ab 2 Monatsmieten Rückstand).
• Mahnfähige Rückstände vs. eröffnete Mahnfälle: Überfällige Mietrückstände werden sofort als Zu prüfen ausgewiesen, noch bevor ein Mahnlauf gestartet wurde. So bleibt die Gesamtrückstand-KPI stets konsistent mit der Offene-Posten-Liste. Durch Ausführen des Mahnlaufs wird ein Mahnfall eröffnet und das entsprechende Mahnschreiben generiert.
• Mahn-Gate & Fehlmahnungs-Schutz: Vor jeder Mahnung werden offene, noch nicht zugeordnete Banktransaktionen für den Mieter automatisch geprüft. Exakt passende Zahlungen sperren die Mahnung (Übersteuerung nur mit Pflicht-Begründung), bei Teilzahlungen erscheint ein Warn- und Bestätigungshinweis mit Verlinkung zur Zahlungsprüfung.
• Gesetzliche Verzugszinsen (§ 288 BGB) & transparente Berechnung: Automatische tagesgenaue Berechnung mit bundesbankaktuellen Basiszinssätzen (§ 247 BGB) und Zinsmethode ACT/365. Der Zuschlag unterscheidet rechtssicher zwischen Verbraucherverträgen (+5,00 %-Punkte gem. § 288 Abs. 1) und Unternehmerverträgen (+9,00 %-Punkte gem. § 288 Abs. 2). Die Rundung erfolgt einheitlich kaufmännisch auf die Gesamtsumme. Über „Berechnung anzeigen" oder das Mahnschreiben werden alle Zins-, Zeit- und Anrechnungsparameter (§ 367 Abs. 1 BGB: Kosten → Zinsen → Hauptforderung) transparent ausgewiesen.
• Automatisches PDF-Schreiben: Generierung rechtssicherer Mahnschreiben mit Bankdaten, Zahlungsfrist und QR-Zahlschein als archiviertes Dokument.
• Fristen & Statusüberwachung: Wartefristen werden überwacht; begleicht der Mieter seine Rückstände, wird der Mahnfall automatisch auf Erledigt gesetzt.

Das Modul Deine Immobilien in 10 / 20 Jahren bietet eine verständliche und visuelle Zukunftsperspektive für dein gesamtes Portfolio oder einzelne Objekte:

• Dynamische Zukunftsperspektive: Wähle zwischen einem 10- und 20-Jahres-Horizont, um zu sehen, wie sich Mieteinnahmen, Betriebs- und Rücklagenkosten sowie dein kumulierter Cashflow entwickeln.
• Zentrale Kennzahlen auf einen Blick: Drei strukturierte KPI-Karten zeigen den kumulierten Cashflow, den Vermögensaufbau über Darlehenstilgung sowie den durchschnittlichen Jahres- und Monats-Cashflow.
• Modellannahmen im Drawer: Über „Prognose anpassen" lassen sich Annahmen zu Inflation, Mietsteigerung und Leerstandsrisiko flexibel justieren oder auf Standardwerte zurücksetzen.
• Visualisierter Cashflow & Custom Tooltips: Der interaktive Chart schlüsselt Mieteinnahmen, Kosten, Zins/Tilgung und geplante Einmalinvestitionen Jahr für Jahr auf.
• Insights „Deine Entwicklung": Erhalte eine kompakte Interpretation des Gesamtergebnisses sowie eine Übersicht über dein stärkstes Jahr und die Phase der größten Belastung.
• Einmalinvestitionen planen: Plane gezielt größere Instandhaltungen oder Modernisierungen für künftige Jahre ein und beobachte direkt deren Auswirkung auf den Cashflow-Verlauf.

Das Modul Reparaturen & Wartung organisiert Schadensmeldungen, Instandhaltungen und Wartungsaufgaben kartenbasiert und nach Dringlichkeit gegliedert.

• Objektbezogene Aggregation & Herkunft: Im Reparaturen-Tab eines Objekts werden Reparaturen des Gebäudes sowie aller untergeordneten Wohneinheiten gebündelt dargestellt. Jede Karte trägt ein klares Herkunfts-Badge (Objekt bzw. Whg. X). Über den Umschalter kann zwischen Objekt & alle Einheiten und Nur direkt am Objekt gewechselt werden.
• Jetzt kümmern vs. Kann warten: Dringende Fälle mit hoher Priorität stehen oben im Fokus, gefolgt von planbaren Reparaturen.
• Gezieltes Öffnen & Nächster Schritt: Der Klick auf „Öffnen" führt direkt zur fokussierten Reparaturkarte in der Einheit bzw. im Objekt. Der angekündigte empfohlene nächste Schritt (z. B. „Bearbeitung starten", „Handwerker beauftragen") bleibt sichtbar und direkt per Aktionsbutton ausführbar.
• Kontext & Statusverlauf: Jede Karte zeigt Beschreibung, Erfassungsdatum, Alter in Tagen, den aktuellen Bearbeitungsstand sowie Ausbauhinweise zur Handwerker-Anbindung.
• Schadensmeldung erfassen: Erfasse neue Reparaturen direkt mit Fotos, Ortsangabe und Prioritätseinstufung.

Die Ereignis-Zentrale ist das Kontrollzentrum für alle anstehenden Aufgaben, Termine, Fristen und offenen Posten.

• Fristen & Erreichte Termine: Erhalte automatische Hinweise auf anstehende Indexanpassungen, auslaufende Verträge oder offene Zahlungen.
• Filter & Kategorien: Filtere Aufgaben nach Dringlichkeit (Dringend / Info) oder Thema (Mietverträge, Finanzen, Wartung).
• Export: Exportiere Aufgabenlisten für deine Unterlagen als CSV oder JSON.
• Trennung von Aufgaben, Aktivitäten & Audit-Log: Die Ereignis-Zentrale und die Glocke bündeln alle anstehenden Aufgaben mit Handlungsbedarf. Fachliche Chroniken findest du bei den Objekten im Aktivitäts-Tab, während rein technische Systemänderungen lückenlos unter Einstellungen → Audit-Log aufgezeichnet werden.

In den Einstellungen verwaltest du dein Konto, dein Team, dein Abonnement, Daten-Exporte, das Audit-Log sowie systemweite Optionen.

• Konto & Profil: Passe deinen Namen, dein Profilbild (Google-Bild oder eigener Upload), Google-Verknüpfung und Kontaktdaten an.
• Team & Rechte: Lade Mitarbeiter oder Verwalter in dein Unternehmen ein und steuere Zugriffsrechte (Admin / Benutzer mit Objektauswahl; verfügbar in den Plänen Pro und Enterprise).
• Abo & Nutzung: Behalte deine Limits (Objektanzahl, Dokumentenspeicher) im Blick und vergleiche Tarifdetails.
• Daten & Datenschutz: Führe vollständige ZIP-Datensicherungen durch, stelle Backups wieder her und führe DSGVO-Anonymisierungen nach § 147 AO durch.
• Aufgaben-Synchronisation: Synchronisiere anstehende Aktionen und Fristen direkt mit Google Tasks oder Microsoft To Do.
• Audit-Log: Lückenlose, unveränderliche technische Protokollierung aller Datenänderungen, Schreibvorgänge und Datei-Uploads zur Nachvollziehbarkeit und Compliance (im Unterschied zum fachlichen Aktivitätsverlauf der Objekte).
• Erscheinung: Übersicht über das Farbschema und Systemeinstellungen.

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